Surat
Menyurat
A.
PENGERTIAN SURAT
Surat merupakan sebuah sarana berkomunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lainnya. Surat
juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang
dihadapi. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
Pada umumnya,
dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman surat.
Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko
harus semakin besar juga.
B.
FUNGSI SURAT
Surat
yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan
perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1.
Alat bukti tertulis : adanya hitam
di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau
salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan
korespondensi.
2.
Alat pengingat : berguna untuk
mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3.
Bukti historis : berguna sebagai
bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa
lalu.
4.
Duta organisasi : surat dapat
mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau
kantor yang bersangkutan.
5.
Pedoman : surat juga merupakan
pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
C. JENIS SURAT
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan
pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1.
Tidak menggunakan kop surat
2.
Tidak ada nomor surat
3.
Salam pembuka dan penutup bervariasi
4.
Penggunaan bahasa bebas, sesuai
keinginan penulis
5.
Format surat bebas
Surat
Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan
resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat
edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1.
Menggunakan kop surat apabila
dikeluarkan organisasi
2.
Ada nomor surat, lampiran, dan
perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang lazim
4.
Penggunaan ragam bahasa resmi
5.
Menyertakan cap atau stempel dari
lembaga resmi
6.
Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
§ Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1.
Nama instansi/lembaga, ditulis
dengan huruf kapital/huruf besar.
2.
Alamat instansi/lembaga, ditulis
dengan variasi huruf besar dan kecil
3.
Logo instansi/lembaga
§ Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
§ Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
§ Hal, berupa garis besar isi surat
§ Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan
nomor surat)
§ Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
§ Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
§ Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan
sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan
yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
§ Penutup surat
Penutup surat, berisi
1.
salam penutup
2.
jabatan
3.
tanda tangan
4.
nama (biasanya disertai nomor induk
pegawai atau NIP)
§ Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada
atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat
Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna
dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat
dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal
seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai
dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti
sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1.
Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
2.
Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
3.
Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
4.
Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
5.
Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
6.
Format surat tertentu
D. SYARAT SYARAT SURAT YANG BAIK
Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.
Bahasa surat yang baik harus memenuhi ketentuan berikut.
·
Bahasa
yang digunakan benar/baku sesuai dengan kaidah, baik tentang ejaan, pemilihan
kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Bahasa surat harus logis, wajar, hemat,
cermat, sopan, dan menarik.
·
Isi
surat dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. penulisan yang benar.
·
Disusun
dengan teknik penyusunan surat yang benar.
·
Bahasa baku, bahasa yang diakui benar menurut
kaidah yang sudah dilazimkan.
·
Penggunaan
bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status
sosial yang tinggi.
·
Bahasa
efektif, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Ciribahasa efektif
adalah sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
E. BAGIAN BAGIAN SURAT
• Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
• Bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup
• Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
…….…..2
…….......3
…………….……………….4
………………….………….5
…………………….……….6
…………….7
…………….8
…………….9
1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat
2. Alamat surat
3. Salam pembuka
4. Kalimat pembuka
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
9. Nama pengirim
• Bagian-bagian surat dinas
1. Kepala surat
2. No,Lampiran ,Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun penulisan surat
4. Alamat surat
5. Salam pembuka
6. Kalimat pembuka
7. Isi surat
8. Kalimat penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama pengirim
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup
- Contoh surat pribadi
Solo, 12 Mei 2007
Budi, sahabatku
Bahagia sekali rasanya waktu mendengar kamu akan ke kotaku. Apalagi
saat kamu mau mampir ke rumahku. Pasti asyik banget bisa ketemu lagi.
Bud, menyesal sekali aku tidak bisa menerimamu di rumahku. Bukan
karena aku nggak mau tapi aku benar-benar nggak bisa. Mau tahu kenapa?
Soalnya tanggal 20 Mei itu aku dan keluargaku ada acara di rumah
eyangku. Seperti biasa, tiap tanggal 20 ada arisan keluarga. Maaf, ya
Bud, aku tidak bisa meninggalkan acara itu.
Mungkin lain kali kalau ada kesempatan, kita bisa bertemu. Sekali
lagi maaf ya.
Sahabatmu,
Awan
- Contoh surat dinas
SMA NEGERI 2 LAMONGAN
Jl. Veteran Raya no.37
No. Telp. 0322-311786
==================================================
Nomor : 016/SMA Lmg/XII/2012 Lamongan, 27 April 2012
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pemberitahuan
Kepada
Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di Lamongan
Dengan Hormat,
Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 24 Mei 2013
Waktu : 08.00-12.00 WIB
Tempat : Aula Pertemuan Lt.2 SMAN 2 Lamongan
Motivator : Bpk. Tukul Arwana
Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SMA Negri 2 Lamongan
Bpk. Dahlan Iskak
- Contoh surat niaga
Senin, 12 maret 2012
Nomor : 0012717271-09
Hal : Pemesanan barang
Kepada,
Yth. Marketing managet
PT Gombal banget
Jln. Murah meriah no. 32 makassar
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran Anda, tanggal 11 maret 2012, perihal penawaran produk kecantikan. Dengan ini, kami bermaksud memesan:
No. kode Deskripsi Jumlah yang Dipesan
1 dh6 Boof facial 60
2 dq4 Stik eye shadow 60
Keseluruhan barang yang kami pesan harap dapat kami terima selambat-lambatnya tanggal 14 maret 2012
Pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan dua hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima. Sebagai bukti, kami akan mengirimkan fotokopi tanda bukti pembayaran.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas segala perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kanduyung
Manager Producktial
Solo, 12 Mei 2007
Budi, sahabatku
Bahagia sekali rasanya waktu mendengar kamu akan ke kotaku. Apalagi
saat kamu mau mampir ke rumahku. Pasti asyik banget bisa ketemu lagi.
Bud, menyesal sekali aku tidak bisa menerimamu di rumahku. Bukan
karena aku nggak mau tapi aku benar-benar nggak bisa. Mau tahu kenapa?
Soalnya tanggal 20 Mei itu aku dan keluargaku ada acara di rumah
eyangku. Seperti biasa, tiap tanggal 20 ada arisan keluarga. Maaf, ya
Bud, aku tidak bisa meninggalkan acara itu.
Mungkin lain kali kalau ada kesempatan, kita bisa bertemu. Sekali
lagi maaf ya.
Sahabatmu,
Awan
- Contoh surat dinas
SMA NEGERI 2 LAMONGAN
Jl. Veteran Raya no.37
No. Telp. 0322-311786
==================================================
Nomor : 016/SMA Lmg/XII/2012 Lamongan, 27 April 2012
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pemberitahuan
Kepada
Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di Lamongan
Dengan Hormat,
Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 24 Mei 2013
Waktu : 08.00-12.00 WIB
Tempat : Aula Pertemuan Lt.2 SMAN 2 Lamongan
Motivator : Bpk. Tukul Arwana
Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SMA Negri 2 Lamongan
Bpk. Dahlan Iskak
- Contoh surat niaga
Senin, 12 maret 2012
Nomor : 0012717271-09
Hal : Pemesanan barang
Kepada,
Yth. Marketing managet
PT Gombal banget
Jln. Murah meriah no. 32 makassar
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran Anda, tanggal 11 maret 2012, perihal penawaran produk kecantikan. Dengan ini, kami bermaksud memesan:
No. kode Deskripsi Jumlah yang Dipesan
1 dh6 Boof facial 60
2 dq4 Stik eye shadow 60
Keseluruhan barang yang kami pesan harap dapat kami terima selambat-lambatnya tanggal 14 maret 2012
Pembayaran terhadap seluruh pesanan kami, akan dilaksanakan dua hari setelah barang-barang pesanan seluruhnya kami terima. Sebagai bukti, kami akan mengirimkan fotokopi tanda bukti pembayaran.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas segala perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kanduyung
Manager Producktial
Referensi
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar